O mundo está digitalizando ativamente, tantos especialistas e funcionários das empresas estão mudando para trabalhar on-line. Isso permite que as pessoas mantenham um equilíbrio entre o trabalho e a vida cotidiana. E para manter o trabalho seguro e protegido, as empresas usam salas virtuais. Esses armazenamentos em nuvem fornecem o nível máximo de proteção de privacidade. Além disso, eles contêm todas as ferramentas necessárias para o trabalho em equipe. E é conveniente porque você não precisa mais alternar entre mensageiro, editor de documentos, programas de contabilidade, etc.

Como escolher uma sala virtual?

O VDR deve ser fácil de usar e atender a todas as suas necessidades. Para escolher uma sala de dados virtual adequada na primeira vez, você precisa:

1. Determine suas necessidades. Analise para que você precisa VDR, quais funções e ferramentas você precisa para trabalhar e quais você não vai precisar.
2. Escolha vários provedores de salas virtuais que atendam mais ou menos às suas necessidades.
3. Veja as opiniões dos clientes e a classificação VDR entre os usuários. Deixe todas as opções com uma boa reputação.
4. Compare as características e o custo das salas virtuais restantes. Escolha aquele cujo preço-qualidade mais lhe convier.

Depois de escolher um provedor, aconselhamos que você aguarde com o pagamento. Primeiro, use o período de teste gratuito.  Teste se a interface é fácil de usar, ou se todas as ferramentas são fáceis de usar, etc. Quando você se certificar de que tudo lhe convém, sinta-se à vontade para comprar um VDR!

Quais parâmetros prestar atenção ao escolher uma sala virtual?

Para não se perder e escolher o serviço certo na primeira vez, vale a pena saber quais parâmetros devem ser usados ​​para escolher uma sala virtual. Um bom VDR tem:

• alto nível de segurança;
• ferramentas e funções necessárias;
• interface conveniente e intuitiva;
• Armazenamento em nuvem tem pelo menos 50 GB;
• e técnico pronto e qualificado.

Se você quiser saber tudo sobre os benefícios das salas virtuais, aqui você pode consulte Mais informação.

Segurança dos seus dados

A garantia de confidencialidade das informações é a principal razão pela qual você deve usar o VDR. Para entender se o provedor realmente fornece um alto nível de proteção, descubra:

• se os dados são criptografados quando são carregados na sala;
• em quais servidores seus arquivos serão armazenados;
• se há autenticação multifator para os usuários;
• se é possível definir diferentes níveis de o aos arquivos.

Se você precisa proteger suas ideias e estratégias contra vazamentos, não deixe de prestar atenção à possibilidade de marcar documentos com marca d’água.

Lembra! Um bom VDR tem, no mínimo, certificados de conformidade com as normas internacionais de segurança ISO 270001 e SOC2. Se o provedor não tem esses certificados, é melhor escolher outro.

Um conjunto de ferramentas necessárias

A sala de dados fornece muitas ferramentas diferentes para um trabalho conveniente. O conjunto de funções difere dependendo para qual indústria o VDR é projetado.  Determine se você precisa de ferramentas de auditoria e diligência devida. Se você está negociando, é importante que a sala de dados tenha a possibilidade de uma chamada de vídeo. E para trabalhar em equipe, por exemplo, seria conveniente ter no mesmo espaço ferramentas para edição de documentos e criação de relatórios contábeis e chat online.

Interface conveniente e simples

Tempo é dinheiro. Todo empresário sabe disso. Portanto, é muito importante que cada novo usuário do VDR (por exemplo, um potencial parceiro ou investidor) use todas as funções da sala de dados imediatamente após a autorização. É por isso que a interface deve ser intuitiva.

Além disso, se você costuma trabalhar no Google Docs ou se comunicar com uma equipe no Slack ou no Zoom, recomendamos que você preste atenção aos VDRs que se integram a esses programas. Dessa forma, você pode trabalhar com segurança e, ao mesmo tempo, confortavelmente.

Armazenamento espaçoso

Para realizar transações de M&A, investimentos, etc., você precisa trabalhar com uma grande quantidade de documentos. Suponha que o VDR tenha a quantidade necessária de armazenamento em nuvem. Caso contrário, você não poderá armazenar todos os arquivos necessários em um só lugar. E isso retarda o trabalho e reduz a eficiência das negociações.

e técnico operacional

Embora as salas virtuais sejam confiáveis, às vezes a força maior pode ocorrer aqui. Nesse caso, você deve ter certeza de que o e técnico responderá instantaneamente e ajudará a resolver o problema. Também é importante que o e técnico esteja disponível o tempo todo para que todos os problemas possam ser resolvidos a qualquer momento.

Uma boa sala virtual tem várias maneiras de entrar em contato com o e técnico:

• chat on-line;
• chamada de áudio;
• e-mail, etc.

Escolha o VDR certo e crie condições confortáveis e, o mais importante, seguras para trabalhar online.

 

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