Gestão eficiente dos bilhetes aéreos emitidos e não voados pode contar com a ajuda da tecnologia

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Realizar manualmente a gestão dos bilhetes aéreos emitidos e não voados de viagens corporativas pode ser uma tarefa árdua e demorada, para não dizer impossível. Dependendo do porte e do número de viajantes da empresa, serão centenas de agens aéreas, regras tarifárias e status diferentes para gerir. A tecnologia pode ser uma aliada nesta tarefa.

Manter os dados dos bilhetes emitidos de forma unificada e centralizada é uma das formas de fazer esta gestão. Ter os dados dos bilhetes em plataformas distintas pode causar desencontro de informações e gerar inconsistências na análise. O caminho é buscar manter todos os bilhetes em um único local de forma padronizada para facilitar a visão sobre eles, além de agilizar a gestão e controle para tomada de decisões.

Segundo o CEO da TripService, agência especializada em viagens coprativias, Samuel Heusi, conhecer as penalidades de cada companhia aérea também é fundamental. “Cada companhia aérea tem classes tarifárias com regras, multas e penalidades próprias. É importante conhecer e ficar atento na hora de emitir para conferir se a classe tarifária atende as necessidades do viajante”, detalha.

Outra dica é conhecer bem os viajantes e as políticas de viagens. Caso utilize uma agência de viagens, a empresa deve ter o aos dados analíticos das viagens corporativas. É fundamental aproveitar dados como antecedência de compra de agem, percentual de cancelamento, reembolso de agem aérea, de alteração de agens, de não comparecimento, motivos, entre outros para entender o comportamento dos viajantes. Desta forma, é possível definir qual tipo de agem vale a pena a empresa comprar.

Também é fundamental que a empresa esteja atenta ao prazo de validade de cada bilhete e à forma de pagamento. Quando se tem em mente as regras e penalidades de cada agem, basta organizar o fluxo de bilhetes de acordo com o prazo de validade de cada um e tomar a ação sobre cada bilhete de acordo com a prioridade da empresa. Além disso, comprar agens aéreas de forma faturada gera um processo extra na hora de conciliar as compras. O valor é devolvido para a agência de viagens, que devolverá à empresa, além de ser um processo mais demorado, gera trabalho para o gestor. Segundo Heusi, itilizando cartão de crédito para comprar agens aéreas, ao solicitar reembolso, o valor é devolvido para o cartão, evitando o processo de conciliação entre mais empresas.

Automatizar os processos e focar na decisão estratégica é outra dica importante, segundo Samuel Heusi. “Há ferramentas no mercado que fazem este controle para empresas de diferentes portes e tamanho, dando mais segurança e controle nos dados”, cita. O ADA Travel Tech, por exemplo, gerencia e traz dados completos e atualizados diretamente das companhias aéreas, colocando as informações dos bilhetes em um dashboard interativo para ajudar na melhor tomada de decisão: pedir reembolso ou reutilizar a agem.